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ESA

Fitnessprogramm für den KFZ-Gewerbe-Zulieferer ESA

Finanzwesen- und Logistik-unterstützung durch SAP R/3

In nur vier Jahren hat die Einkaufsorganisation des Schweizerischen Auto- und Motorfahrzeuggewerbes, kurz ESA, ihre Informatikinfrastruktur von Grund auf erneuert und
durch SAP-Komponenten ersetzt. Im Jahr 2000 wurde eine veraltete Logistiklösung durch SAP R/3-Logistik abgelöst. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung The Information Management Group (IMG) konnte die ESA durch die Einführung von SAP ihre starke Marktposition im Handel mit Autozubehör und Autoservicematerial ausbauen und die Voraussetzungen für eine E-Business-Zukunft schaffen.

Starke Kundenbeziehung durch
genossenschaftliche Organisation

7100 dieser Kunden sind gleichzeitig auch Mitinhaber der genossenschaftlich organisierten Einkaufsorganisation. Mit ihnen verbindet die ESA über die Kundenbeziehung hinausgehende
Geschäftsinteressen. Allein auf diese enge Bindung kann sich das Burgdorfer Unternehmen im sich verschärfenden Wettbewerb nicht berufen. Gefordert ist ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Leistung der ESA schliesst eine effiziente Logistik mit ein. Die Vertriebsfahrzeuge machen pro Tag bis zu zwei Mal vor den Toren der Kunden Halt. Um Sendungen bei etwa 30 000 Lagerpositionen auch tatsächlich innerhalb von 24 Stunden von einer der sechs Geschäftsstellen in der Schweiz anliefern zu können, ist eine leistungsfähige Informatikunterstützung für die Logistik Grundvoraussetzung.

Ablösung eines alten Hostsystems durch SAP R/3

Bis 1996 setzte die ESA ein Hostsystem mit Anwendungen für die Lohnbuchhaltung, das Finanzwesen sowie die Logistik und den Verkauf ein. Diese Hostlösungen wurden über rund 100 Terminals sowie über eine Emulation für rund 25 PCs zugänglich gemacht. Bevor man 1996 auf eine Client-Server-Umgebung mit einer Logistik-Software wechselte, hatte die ESA als Pilotanwender dieses Software-Unternehmens sehr viel Zeit in die Entwicklung investiert, ohne dass freilich die Anforderungen der Einkaufsorganisation entsprechend berücksichtigt wurden. Es stellte sich schnell heraus, dass die Funktionalität für die komplexen Logistikanforderungen trotz der intensiven Entwicklungszusammenarbeit unzureichend war. Die auf die Einführung dieser Software folgenden Jahre waren dementsprechend geprägt von Performance-Problemen, einschneidenden funktionalen Lücken und der Gewissheit, diese Lösung nie mit überschaubarem Aufwand und kalkulierbarem Risiko in E-Business-Prozesse einbinden zu können.

Im Rahmen einer umfassenden Evaluation von 13 Softwarelösungen gingen die Produkte von SAP als Sieger hervor. Die wichtigsten Trümpfe von SAP R/3 waren der Investitionsschutz, die
umfassende Funktionalität, die Offenheit gegenüber Drittprodukten sowie die Erweiterbarkeit, insbesondere im Hinblick auf EBusiness-Themen. SAP R/3 bedeutete für die ESA Flexibilität und die Möglichkeit, rasch auf Marktveränderungen reagieren zu können. Für das Vorhaben, SAP R/3 mit den Modulen FI, CO und HR einzuführen, setzte man aus guten Gründen auf ein externes Beratungshaus. «Die IMG überzeugte uns mit ihrem sauberen
Preis-Leistungs-Verhältnis und ihrer Kultur, als Partner aufzutreten, der immer die Gesamtlösung im Auge behält», so der zuständige Projektleiter. Nachdem die drei Module im Januar 1999 produktiv gingen, sah das weitere Konzept eine Ausweitung der SAP R/3-Lösung um die Module Verkauf (SD), Materialwirtschaft (MM), Lagerverwaltung (WM) und technischer
Kundenservice (SM) vor. Mit einem Arbeitsaufwand von insgesamt 18 000 Arbeitsstunden seitens der ESA und IMG wurden die Komponenten für die Logistik und den technischen
Kundendienst in einem einjährigen Projekt auf die Bedürfnisse der ESA angepasst, mit der bestehenden Organisation verwoben und fristgerecht im Mai 2000 in Betrieb genommen.
Dadurch entstand unternehmensweit ein integriertes und durchgängiges Verwaltungs- und Logistiksystem, das eine bessere Führung und Koordination ermöglichte.

Vorzüge für Kunden und Unternehmen

Die Vorzüge der neuen Logistikunterstützung zahlen sich für das Unternehmen und vor allem dessen Kunden aus. Die Integration aller Prozesse in einem System ermöglicht durchgängige
Online-Verbuchungen, transparente Informationen und damit eine schnellere Abwicklung einzelner Arbeitsprozesse, da der Automatisierungsgrad höher ist. Die IT-Abteilung verzeichnet einen Rückgang des Wartungsaufwandes auf rund 30 Prozent der früheren Lösung. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass die Performance-Probleme nun vollständig behoben sind. «SAP lief einfach klaglos», meint ein IT-Mitarbeiter. Durch die Reduktion der Systeme von drei auf eines müssen nun auch keine Schnittstellen zu anderen Systemumgebungen mehr unterhalten werden, und SAP stellt einen umfassenden Online-Support
für die gesamten Module zur Verfügung. Das bedeutet ebenfalls eine beträchtliche Entlastung der früheren Unterhaltskosten.

Mit elektronischen Services für die Zukunft gerüstet

Schliesslich zeichnete sich schon während der Einführung der SAP-Module immer deutlicher ab, dass neue elektronische Services wie E-Business und elektronische Kataloge eine nicht
zu vernachlässigende Komponente im immer härter werdenden Wettbewerb für die ESA darstellen würden. Auch in dieser Hinsicht bot sich mit SAP die Möglichkeit, dieses Vorhaben anzugehen.

Dank der gut gelungenen Einführung schliesst die ESA nicht aus, schon in Kürze neue IT-Projekte in Angriff zu nehmen. Im Herbst 2000 wurde die Softwarelösung LAGO für elektronische Katalogerzeugung mit SAP-Modulen verknüpft. Die Software gewinnt die relevanten Materialdaten direkt aus SAP und setzt sie anhand von «Templates» in die gewünschte Darstellung. Die Basis-Produktdaten werden auf diese Weise nur einmal erfasst und können mehrfach verwendet werden. Die neue Schnittstelle senkt die Durchlaufzeit eines Kataloges im Umfang von 200 Seiten von acht auf rund zwei Monate. Zusätzlich können die internen Aufwendungen für die Datenaufbereitung massiv gesenkt sowie die gesamten externen
Kosten für die Druckvorstufe vollständig eingespart werden. Im Jahr 2001 konnten erste EDI-Lösungen mit Grosskunden realisiert werden. Über diesen Weg werden nun jährlich mehrere zehntausend Auftragspositionen, die früher per Fax bei der ESA eingingen und mühsam manuell aufgenommen werden mussten, elektronisch über das Kundensystem direkt ins SAP-System eingespeist. Auch diese Lösung bringt neben einem schnelleren Auftragsdurchlauf eine bedeutende Aufwandminderung für den Verkauf und senkt die Fehleranfälligkeit.