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Schweizer Vollservice-Dienstleister optimiert die Personalwirtschaft mit IMG

Der Schweizer Vollservice-Anbieter für Telekommunikationsdienste, sunrise, sagt Adieu zur Zettelwirtschaft in der Personalpolitik. Mit der Einführung eines unternehmensübergreifenden Portals auf SAP-Basis verfügt der Dienstleister aus der Schweiz seit kurzem über ein professionelles Instrument für das Management aller HR-typischen Geschäftsprozesse. Das Ziel: Die Optimierung sämtlicher Vorgänge – von der Stammdatenverwaltung-Zeitmanagement bis hin zum anforderungsgerechten Reporting. The Information Management Group (IMG) stand dem Dienstleister während der Planung und Realisierung zur Seite.

Mit einem Portal für den so genannten «Employee Self Service» (ESS) und den «Manager Self Service» (MSS) hatte der Konzern im vergangenen Jahr die Weichen für eine Restrukturierung der internen HR-Geschäftsprozesse neu gestellt: «sunrise ist aus verschiedenen Zukäufen entstanden. Diese Entwicklung führte im Laufe der Jahre zu intransparenten und vor allem ineffizienten Unternehmensprozessen», nennt Thomas Flammer, HR-Projektleiter beim Vollservice-Anbieter, die Gründe für das umfangreiche Re-Engineering-Projekt.

Angesichts der Firmengeschichte lag das Problem auf der Hand: Fusionen und Umstrukturierungen hatten in den vergangenen sechs Jahren vor allem in der Personalwirtschaft des Konzerns – dem Human Resources (HR) – zu hohem Zeitaufwand, Wildwuchs und unbefriedigenden Kontrollmöglichkeiten für interne HR-Prozesse aller Art geführt. Darüber hinaus fehlte den Mitarbeitendenden ein Instrument für die Bewirtschaftung der eigenen Daten und der zuschlagspflichtigen Leistungen sowie der Geschäftsführung eine Plattform für ein effizientes Personalmanagement. Thomas Flammers Reaktion: «Es war höchste Zeit, diese Prozesse zu optimieren».

Als schwierigste Hürde erwies sich dabei die vom sunrise Management geforderte Mehrsprachigkeit der Portallösung: Weil bei sunrise Mitarbeiter aus rund 60 Nationen tätig sind, sollte das HR-Portal entsprechend «kundenfreundlich» in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch umgesetzt werden. Abgesehen von der Dreisprachigkeit der Portalmenüs, musste der komplette Workflow – von der Eingabe durch den Mitarbeiter bis hin zur digitalen Ablage des Vorgangs im Archiv – mit Variablen in deutsch, englisch und französisch IT-technisch untermauert werden. «Im Grunde genommen galt es, jeweils den Sender und den Empfänger innerhalb des Systems auf die gleiche Sprache zu synchronisieren», konkretisiert der sunrise Verantwortliche. Hinzu kam die Übersetzung der rund 60 Seiten umfassenden Dokumentation des künftigen HR-Portals.

Eine weitere Herausforderung für die eng an die Mehrsprachigkeit des Systems geknüpfte Umsetzung der Portalstrategie bildete Flammer zufolge das so genannte Change Management, das sunrise größtenteils eigenständig ohne beraterische Unterstützung meisterte. So veranstaltete der TK-Pionier rund 80 Schulungen und Präsentationen für die Belegschaft, um seine Mitarbeiter an das neue System heranzuführen und Berührungsängste gar nicht erst entstehen zu lassen. Ebenso durfte im Rahmen des Change Mangements der initiale Supportaufwand nicht unterschätzt werden, erinnert sich IMG-Projektleiter Pierre Schmidt. Der Wandel von der analogen in die digitale Welt des Workflows bringe eine eigene und stringente Logik mit sich. Anwender bräuchten erfahrungsgemäß eine gewisse Zeit, um damit vertraut zu werden. Unerlässlich sei zudem das Exception-Handling \u2013 sei es für Reorganisation oder für die Handhabung von Spezialfällen \u2013 flexibel zu gestalten. Schmidt: «Mit der Einführung eines Portals beginnt die Arbeit erst, denn der Appetit kommt mit dem Essen».

Dem Management stehen im Portal neben verschiedenen Funktionen und Sichten umfangreiche Reportingmöglichkeiten zu Verfügung. Entscheidungsrelevante Informationen auf Mitarbeiter-, Team- und Organisationsebene können so schnell und einfach aus dem Portal gezogen werden. Zum Beispiel sind abteilungsinterne Inhalte zur Geschäftseinheit der einzelnen Mitarbeiter inklusive der Zugehörigkeit zur jeweiligen Unternehmensstruktur bis hin zu Leihgaben wie Notebooks, die den Mitarbeitern im Rahmen eines e-Learnings übergeben wurden, nun nachvollziehbar. Flammers Fazit: «Jedem Benutzer wird je nach Funktion eine Rolle zugeordnet und sobald er sich mit seinem individuellen Passwort anmeldet, erhält er seine ganz bestimmte Sicht auf die für ihn relevanten Informationen und Funktionen». Darüber hinaus ist künftig eine Erweiterung des Portals angedacht, mit der auch transparente Leistungsdaten über einzelne Angestellte erhoben werden können.

Ein Mechanismus zur Leistungsmessung, den sunrise heute bereits auf ganz andere Weise nutzt. Denn hinsichtlich des Return on Investment zieht der TK-Anbieter bereits jetzt eine positive Bilanz: «Während früher die Bearbeitung eines Urlaubsantrags mehrere Tage in Anspruch genommen hatte, erfolgt eine entsprechende Reaktion des Vorgesetzten heute innerhalb von Minuten oder Stunden.» Auch die typisch schweizerischen Besonderheiten bezüglich unterschiedlicher Feiertage für die einzelnen Kantone und die Einbindung halber Feiertage quittiert das System problemlos. Grösstenteils überzeugt zeigen sich denn auch die Mitarbeiter von sunrise, wenn man auf das neue HR-Portal zu sprechen kommt: «Zehn Prozent empfinden das System als sehr gut, 50 Prozent als gut, 30 Prozent als genügend und zehn Prozent sind unzufrieden – und das liegt Umfragen zufolge nur an dem etwas holprigen Look-and-Feel der Oberfläche». Aber auch diese Herausforderung wird das ambitionierte ITTeam im Inneren der beiden gläsernen Türme des sunrise-Towers aus dem Züricher Norden noch in den Griff bekommen.